- الإشراف على التطوير الإداري في الوزارات
بقلم: محمد عيسى الكويتي
اخبار الخليج 2-2-2009
أوضح الباحث الإداري محمد عيسى الكويتي أنه ورد العديد من الاقتراحات بهذا الخصوص في إجابات المسئولين، غير أن المنظومة الإدارية لابد أن تكون متكاملة العناصر والمكونات لكي تكون فعالة، شأنها في ذلك شأن أي منظومة أخرى، وأن تعمل مكونات هذه المنظومة من عمليات ومدخلات ومخرجات وحوار ونظم وسياسات، بشكل تكاملي لكي تتمكن من تأدية الغاية التي وجدت من أجلها.
كما أنها تخضع لقوانين ومبادئ يجب مراعاتها في تصميم مكوناتها، وبيئة تتفاعل معها، لذا فإن التوصيات سوف تأخذ ذلك في الحسبان وتعتبر أن كل وزارة هي نظام قائم بذاته له خصائصه وغايته ومطالب بنتائج محددة ومتفق عليها، وأنها في حد ذاتها، أي الوزارة، جزء من نظام أكبر هو الحكومة والدولة والمجتمع البحريني.
وسنحاول إكمال المقترحات الواردة في إجابات المسئولين لكي نخرج بمنظومة إدارية متكاملة تعتمد مبادئ الإدارة الاستراتيجية والتناول الشمولي، وتشمل هذه التوصيات ما يلي:
1 ــ للاستفادة من نتائج هذه الدراسة نقترح ان تقوم كل وزارة ومؤسسة بدراسة إجابات المسئولين التي توضح رؤاهم حول عناصر الاستراتيجية ومناقشتها والتوصل الى المرتكزات والافتراضات التي بنيت عليها ومن ذلك يمكن توحيد المفاهيم ووضع رؤى واستراتيجيات مبنية على مفاهيم موحدة لتساعد على توضيح المسارات المستقبلية وكيفية تنفيذها ومتابعتها.
2 ــ اعتماد منهجية الإدارة الاستراتيجية لوضع وتوضيح الرسالة والرؤى والقيم ومعايير الأداء والأهداف ورسم السياسات والاستراتيجيات لتنفيذها، وإشراك المسئولين في وضعها من خلال عقد ورش عمل تشمل مختلف المستويات.
3 ــ وضع رسالة لكل وزارة تعكس الغاية التي وجدت الوزارة من أجلها وتكون مستمدة من رسالة وأهداف الحكومة مع إشراك أكبر عدد ممكن من المسئولين والمتعاملين للاتفاق على الرسالة.
4 ــ وضع رؤى مستقبلية محددة بمدة زمنية تحدد حسب كل حالة.
5 ــ وضع قيم مؤسسية متفق عليها من خلال مشاركة أكبر عدد من المسئولين تحكم سلوك المسئولين والموظفين.
6 ــ توخي الشمولية في وضع الاستراتيجية والأهداف والمعايير وأخذ جميع الجوانب في الحسبان بما في ذلك متطلبات المستفيدين، وأن تكون الأهداف محدة بمدد زمنية وكُلف، ان أمكن، وان تكون النتائج المتوقعة منها قابلة للقياس أو التقييم.
7 ــ مراجعة السياسات والنظم والإجراءات للتأكد من أنها موائمة ومساندة للاستراتيجية.
8 ــ وضع نظام سيطرة وقياس أداء فعال لتقييم الأداء في تنفيذ السياسات والاستراتيجية، وان يتكون النظام من عدة مستويات يبدأ بتحديد معايير قياس الاداء على مستوى الوزارة وينزل تدريجيا لتقييم الاداء على مستوى القطاع والادارة والقسم والفرد.
9- وضع مشاريع لتنفيذ الاستراتيجية على ان تكون محددة بمدة زمنية وتكاليف وان تدار على اسس ومبادئ إدارة المشاريع وإدارة المخاطر.
10- وضع خطة لكل مسئول، مشتقة من أهداف الوزارة، وتشمل هذه الخطة اهدافا فرعية واضحة ونسبة انجاز معلومة ومحددة بمدة وكُلف ومستوى اداء متفق عليه.
11- اجراء مراجعة دورية للاستراتيجية والسياسات والمشاريع وتقييم النتائج.
12- اعادة تصميم العمل لتحسين مستوى الفاعلية والكفاءة وتقليل التداخل في المسئوليات والتقليل من العمل الروتيني وتطوير الاجراءات وتحسين مستوى الصلاحيات في التدريب والتوظيف والترقية وفي اعطاء الحوافز.
13- اعطاء المحافظات والمجالس البلدية (كل حسب اختصاصه) دورا أكبر في تقديم الخدمات على ان تركز الوزارات في وضع السياسات والاستراتيجيات ومعايير تقييم الخدمات والنتائج.
14- اعادة النظر وبشكل جذري في نظام الحوافز المعمول به حاليا ليكون أكثر قدرة على تشجيع السلوك المطلوب ويرتبط بالاداء القائم على التقييم الموضوعي وان يشمل ما يلي:
أ- اعطاء المسئول المباشر صلاحية أكبر في منح المكافآت والحوافز.
ب- زيادة الحوافز المعنوية مثل التدريب.
ج – ربط الحوافز بالاداء والانجاز.
د- استخدام اسلوب منح الحوافز للجماعات أو الفرق وليس فقط للأفراد.
هـ – اعادة النظر في النسب للوزارات والمحددة حاليا بـ (4%).
15- اعادة النظر في علاقة الوزارات مع ديوان الخدمة المدنية ووزارة المالية بغرض تقليل المركزية واعطاء الوزارة صلاحية أكبر في تسيير أمورها.
16- زيادة التدريب والدورات الادارية، والتركيز في الادارة الاستراتيجية وادارة الاداء وادارة المشاريع.
17- ايجاد جهاز تطوير ورقابة ادارية على مستوى الحكومة ويرتبط بمجلس الوزراء ويكون من ضمن مسئولياته ما يلي:
أ- الاشراف على التطوير الاداري في الوزارات.
ب – التدقيق الاداري ومراقبة الاداء والانجاز من خلال تسلم تقارير دورية من الوزارات وتقديم تقرير موحد لمجلس الوزراء عن اداء الوزارات مع مقترحات لتحسينه.
ج – وضع معايير وتقييم الاداء ومراجعة القوانين الداخلية والانظمة وتحديد تأثيرها في سلوك الموظفين والمستفيدين وفي النتائج.
د – اجراء دراسات واستبيان لاخذ اراء الزبائن بغرض مشاركتهم في رسم الخطط المستقبلية وتحسين الاداء وتحقيق متطلباتهم وتطلعاتهم.
هـ- اجراء دراسة لتحديد مستوى رضا الموظفين عن النظام الاداري المعمول به والخروج بمقترحات من الموظفين لتطويره بحيث يشمل الجوانب المهمة مثل الحوافز والصلاحيات والمسئوليات.
و- وضع نظام كلفة في الوزارة لمراقبة كُلف العمليات ومقارنتها بالسنوات السابقة أو بمثيلاتها من الوزارات في الدول الاخرى ان امكن.
ز- تقديم المشورة والمساعدة للوزارات في تطوير عملياتها ووضع نظام السيطرة وقياس الاداء وادخال نظم الجودة.
18- تشكيل وحدة تطوير ورقابة ادارية في الوزارات ترتبط بالوزير مباشرة وتعمل بالتنسيق مع جهاز التطوير والرقابة المرتبط بمجلس الوزراء ويكون من ضمن مهامها ما يلي:
أ- الاشراف على التطوير الاداري ومراقبة اداء الوزارة وتقييم فعالية السياسات والبرامج.
ب- القيام بالتدقيق الداخلي المالي والاداري ورفع تقارير دورية للوزير.
ج- تقديم المساعدة للوزارة لاعتماد الادارة الاستراتيجية والقيام بإدارة ورش العمل للمساعدة على وضع الاستراتيجية.
د- وضع وإدارة نظام السيطرة والاداء وتعميمه على الادارات والمساعدة على وضع مؤشرات الاداء لها.
هـ- تلقي تقارير التدقيق المالي والاداري ومراقبة الاداء والانجاز من الادارات وتقديم تقرير موحد للوزير عن اداء الوزارة وتقديم مقترحات لتحسينه.
و- تقديم المشورة والمساعدة للإدارات في تطوير عملياتها وادخال نظم الجودة.